Cứ đến cuối tháng 8 là điện thoại reo liên tục, các trường gọi hỏi đồng phục thể dục gấp cho kịp khai giảng, còn công ty thì thường dồn vào tháng trước hội thao cuối năm mới sực nhớ ra chưa đặt áo. Cả hai đều có một điểm chung: nếu không lên kế hoạch từ sớm, việc đặt đồng phục số lượng lớn sẽ biến thành một cuộc chạy deadline đầy sai sót, từ nhầm size đến thiếu hàng ngay sát ngày sự kiện.
Đừng bao giờ đặt hàng loạt chỉ dựa trên phỏng đoán tuổi hay chức vụ. Với trường học, cách làm hiệu quả nhất là phát một tờ khảo sát đơn giản cho từng lớp, kèm theo bảng size mẫu dán ngay trong lớp để học sinh và phụ huynh đối chiếu, vì bảng size theo tuổi 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 14 chỉ là mức tham khảo — trẻ em bây giờ dinh dưỡng tốt hơn, nhiều em 9 tuổi đã cao lớn ngang bạn 11 tuổi, nếu đặt cứng theo tuổi khai sinh sẽ có một tỷ lệ không nhỏ bị chật. Nên có sẵn vài áo mẫu ở các size lân cận để đo thử trực tiếp trên hai ba học sinh đại diện mỗi độ tuổi, thay vì tin hoàn toàn vào con số trên giấy khai sinh. Với công ty thì đơn giản hơn vì chỉ có bốn size S, M, L, XL, nhưng vẫn nên gửi bảng số đo vòng ngực và chiều cao kèm theo, vì nhân sự IT với nhân sự kho vận thường có tỷ lệ cơ thể rất khác nhau dù cùng một công ty.
Đơn hàng trường học thường trải dài trên rất nhiều size khác nhau, từ size 3 của các em lớp 1 đến size 14 hoặc S của các em cấp hai, số lượng ở mỗi size lại không đều, có lớp toàn em cao lớn có lớp toàn em nhỏ nhắn, nên cần thống kê chi tiết theo từng lớp chứ không thể áng chừng theo sĩ số chung toàn khối. Đơn hàng công ty gọn hơn nhiều vì chỉ bốn size, nhưng lại cần tính thêm số lượng dự phòng cho nhân sự mới vào hoặc đổi size sau khi nhận, vì nhân viên công ty thường ngại nói mình cần đổi size hơn là học sinh, dẫn đến áo bị cất tủ không ai mặc nếu chọn sai ngay từ đầu mà không có lượng dự trù để đổi.
Giá đồng phục theo số lượng có bậc thang rõ ràng, đặt 50 áo và đặt 500 áo chênh lệch đơn giá khá nhiều, vì vậy nên chốt sơ bộ tổng số lượng cần đặt trước khi hỏi giá chính thức để có con số sát thực tế cho phần dự toán ngân sách. Cần tính thêm chi phí in tên, số, logo riêng cho từng người nếu có, đây là khoản nhiều trường và công ty quên đưa vào dự toán ban đầu rồi giật mình khi thấy tổng hóa đơn cao hơn dự kiến. Với vải, nên cân nhắc vải mè bền chắc cho học sinh vì các em hiếu động, nô đùa kéo áo nhiều, còn khối văn phòng công ty có thể chọn thun lạnh mát nhẹ vì đồng phục công ty chủ yếu mặc trong các buổi teambuilding, hội thao ngắn ngày chứ không chịu ma sát liên tục như học sinh chơi thể thao hằng ngày. Nếu công ty cần xuất hóa đơn để quyết toán, nhớ báo trước để bên bán chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tránh việc nhận hàng xong mới phát sinh yêu cầu hóa đơn gấp.
Trường học thường phải đi qua nhiều tầng phê duyệt hơn công ty tưởng: ban giám hiệu duyệt mẫu, thông qua ban phụ huynh về mức giá, rồi mới thông báo thu tiền và chốt đơn với xưởng may, mỗi bước đều cần vài ngày chờ phản hồi, cộng dồn lại dễ mất hai đến ba tuần chỉ riêng khâu phê duyệt trước khi hàng bắt đầu được sản xuất. Công ty thường quyết nhanh hơn vì chuỗi phê duyệt ngắn, nhưng lại phụ thuộc vào chu kỳ ngân sách quý, nếu khoản chi đồng phục không nằm trong ngân sách quý đó thì có khi phải chờ sang quý sau mới giải ngân được dù mẫu mã đã chốt xong từ lâu. Vì vậy lời khuyên chung là nên chốt kế hoạch đặt đồng phục trước sự kiện ít nhất bốn đến sáu tuần, tránh đặt sát ngày khai giảng hoặc sát ngày hội thao, và đặc biệt tránh đặt hàng ngay trước hoặc sau Tết vì đây là giai đoạn xưởng may nào cũng dồn đơn, thời gian giao hàng kéo dài hơn bình thường.
Đồng phục trường học thường phải giữ đúng màu truyền thống và huy hiệu nhà trường, có thể thêm mã lớp hoặc khối để dễ phân biệt trong các hoạt động ngoại khóa, nên phần thiết kế cần thông qua bộ phận phụ trách văn hóa của trường trước khi in đại trà. Đồng phục công ty linh hoạt hơn về màu sắc nhưng lại khắt khe về việc đặt logo đúng chuẩn nhận diện thương hiệu, nhiều công ty có quy định riêng về tỷ lệ logo, không được co giãn hay đổi màu tùy tiện, nên gửi kèm file logo vector chuẩn ngay từ đầu để tránh việc in ra bị vỡ nét hoặc lệch màu so với bộ nhận diện. Với công ty tổ chức hội thao nội bộ có nhiều phòng ban, một mẹo hay là phối màu áo khác nhau theo từng phòng ban trong khi vẫn giữ chung logo công ty, vừa dễ nhận diện đội trên sân vừa tạo không khí thi đua.
Kinh nghiệm cho thấy đơn hàng nào để mỗi phụ huynh hoặc mỗi nhân viên tự liên hệ đặt riêng, tự chọn kiểu in tên theo ý mình, gần như chắc chắn sẽ rối — người thì muốn in tên viết hoa, người thì viết thường, người quên báo size, cuối cùng bên may phải mất thêm nhiều thời gian đối chiếu lại từng đơn lẻ. Nên chỉ định một giáo viên chủ nhiệm hoặc một nhân sự hành chính làm đầu mối duy nhất tổng hợp danh sách, số đo, và yêu cầu in ấn, gửi một file thống nhất cho bên sản xuất. Việc này tưởng nhỏ nhưng lại là yếu tố quyết định đơn hàng có giao đúng hẹn hay không, vì phần lớn chậm trễ không đến từ khâu may mà đến từ khâu chốt danh sách bị sửa đi sửa lại nhiều lần.
Đầu mối này cũng nên là người chịu trách nhiệm chốt hạn nhận thông tin, ví dụ quy định rõ phụ huynh gửi size và tên in trước một ngày cụ thể, sau mốc đó không nhận sửa đổi trừ trường hợp bất khả kháng. Nghe có vẻ cứng nhắc nhưng thực tế nếu không có mốc chốt rõ ràng, danh sách sẽ tiếp tục thay đổi cho đến sát ngày giao hàng, xưởng may khi đó phải sản xuất dồn trong thời gian ngắn hơn dự kiến ban đầu, dễ phát sinh sai sót về size hoặc tên in.
Với các đơn đồng phục trường học hoặc công ty, Tú Nhi nhận tư vấn cả bảng size trẻ em theo tuổi lẫn size người lớn S, M, L, XL trong cùng một đơn, hỗ trợ in tên, số, logo theo yêu cầu, giao hàng toàn quốc và đổi trả trong 7 ngày nếu lỗi từ nhà sản xuất. Cứ liên hệ 0388 140 089 hoặc nhắn Zalo, gửi kèm số lượng dự kiến và thời điểm cần hàng, mình sẽ báo lại thời gian sản xuất thực tế để bên trường hoặc công ty chủ động sắp lịch phê duyệt, tránh tình trạng nước đến chân mới nhảy như nhiều đơn từng gặp.